Job Offer

Assistant.e en Gestion Administrative

• • Gestion administrative du personnel et des contrats

Le premier volet du poste consiste à assurer la demande et le suivi rigoureux des contrats et renouvellements auprès de la Fondation A*Midex et des services de ressources humaines de l’Université, dans le respect des règles de l’Université (mise en place des salaires, retours des demandes d’arbitrage, attestations de fin de contrat, etc.). Réaliser des tableaux de bord et assurer le suivi de la masse salariale.

En lien permanent avec les futurs entrants (doctorants et post doctorants français et internationaux), la personne recrutée sera également chargée de les informer de l’avancement de leur dossier, de les accompagner dans les démarches d’obtention et de renouvellement de VISA et de les conseiller sur les procédures administratives françaises.

• • Gestion des missions, commandes et factures :

Le deuxième volet du poste consiste à assurer la gestion des commandes et factures relatives au projet CENTURI, de l’établissement du bon de commande au règlement effectif des factures. Cette partie importante du travail de l’assistant administratif est en lien étroit et direct avec les services financiers de l’Université et avec les fournisseurs. Ce volet requiert une bonne maîtrise de la gestion financière et l’utilisation des logiciels de gestion de l’Université Aix-Marseille.

Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure : fournisseurs, financeurs, services financiers et RH de l’université, enseignants-chercheurs, chercheurs, étudiants, partenaires locaux et internationaux (universités, entreprises), conférenciers invités…

• • Suivi et liquidation des missions des équipes de recherche et des personnalités extérieures

Le troisième volet du poste consiste à assurer la réservation, la liquidation et le contrôle du paiement des missions des équipes et des personnalités extérieures (conférenciers, chercheurs internationaux…).

La personne recrutée jouera un rôle actif dans la régularisation et le contrôle des remboursements des frais de missions, en lien entre de nombreux interlocuteurs : les équipes du projet, les personnalités extérieures et correspondants de gestion de l’Université au sein des services centraux (Direction Administrative et Financière, Direction du Pilotage et du Contrôle de Gestion, Direction des Ressources Humaines…).

• Relations avec la Fondation A*Midex et les services centraux (DAF, DRH, DRI)

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.

Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures des différents services centraux de l’université et des partenaires.